Viagens Didáticas

O que tenho que fazer para solicitar uma viagem didática?

Professor

 

Antes da Viagem

a) Enviar e-mail com os documentos abaixo para a Seção de Apoio ao Docente  (seccursos-each@usp.br).

b) Solicitar diária no Sistema Mercúrio seguindo o roteiro: Diárias Nacionais;

Para viagens didáticas não há a necessidade de solicitação de afastamento, todavia deve-se realizar a informação de trabalho externo conforme Cartilha – Trabalho Externo (Docentes).

FIQUE ATENTO!

Prazo mínimo para envio da solicitação: 30 (trinta) dias corridos anteriores a data da viagem;

 Prazo mínimo para cancelamento da solicitação: 6 dias úteis antes da viagem;

Eventuais despesas e/ou multas por não cancelamento e consequente não utilização do serviço , correrão por conta do requisitante do serviço;

Durante e Depois da Viagem

a) Fiscalização, medição e acompanhamento do serviço juntamente com a Seção de Transportes (fiscalizador do serviço);

  • Atestar o cumprimento das obrigações da contratada em formulário próprio ANEXO 2A .Este formulário deve ser entregue na Seção de Transportes em, no máximo, 24 (vinte e quatro) horas após o retorno da viagem;

  • Emitir e Assinar o termo de medição/recebimento do serviço em formulário próprio ANEXO 3A , em conjunto com a Seção de Transportes (fiscalizador do serviço).

b) Solicitar preenchimento da lista de presença pelos alunos LISTA DE PRESENÇA;

c) Entregar os comprovantes de despesas  na Seção de Tesouraria/Contabilidade.

d) Monitorar a devolução do auxílio financeiro dos alunos ausentes.

 

 

Alunos

a) Providenciar o cadastro da conta bancária do Banco do Brasil no Sistema Jupiterweb escolhendo a opção “sim” para benefício (não pode ser conta poupança e/ou conta de terceiros).

Os alunos receberão o auxílio financeiro na conta corrente cadastrada na véspera da viagem, sendo R$ 150,00 para diárias com pernoite e R$ 75,00 sem pernoite.

O auxílio tem a finalidade de custear, exclusivamente, despesas com hospedagem e alimentação (bebidas alcoólicas não são permitidas).

b) Para a prestação de contas o aluno deve entregar  ao professor as notas fiscais individuais e/ou cupons fiscais para comprovar os gastos.

As notas fiscais devem conter o nome e CNPJ da Each (Escola de Artes Ciências e Humanidades – CNPJ 63.025.530/0062-26).

Existe a opção de apresentação de  nota fiscal coletiva com o total gasto pelo grupo de alunos. A decisão fica a critério do professor e alunos.

Caso o valor gasto ultrapasse o valor creditado em conta corrente, não haverá reembolso extra. Se o valor gasto for menor que o creditado em conta corrente, a diferença deve ser devolvida através de pagamento de boleto bancário que deve ser solicitado através do e-mail contabilidade-each@usp.br.

Se o aluno não realizar a viagem, o valor do auxílio financeiro deve ser devolvido integralmente à EACH, mediante pagamento de boleto bancário que deve ser solicitado através do e-mail contabilidade-each@usp.br.

 

 

Seção de Apoio ao Docente

a) Criar a solicitação do Veículo através do Sistema de Atendimento;

  • Categoria: Veículos-Transporte/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: trans-each@usp.br

  • Anexar os documentos enviados pelo professor e o formulário ANEXO 1A – Viagens Didáticas – Formulário Solicitação de reserva de ônibus.

b) Criar a solicitação de Auxilio Financeiro

  • Solicitar a emissão do empenho, informando o valor através do Sistema de Atendimento;

  • Categoria: Financeiro – Viagem Didática/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: financeiro-each@usp.br/contabilidade-each@usp.br

  • Após a emissão do empenho pelo Setor de Contabilidade, incluir a solicitação do auxílio no Sistema Juno conforme o roteiro até o passo “”Enviar para Contabilidade”  para que  a Seção de Contabilidade providencie o pagamento.

c) Criar a solicitação de Despesas Diversas (quando houver) através do Sistema de Atendimento;

  • Categoria: Financeiro – Viagem Didática/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: financeiro-each@usp.br/tesouraria-each@usp.br

  • Anexar os documentos enviados pelo professor sobre despesas diversas (ingressos, bilhetes, pagamentos de guias turísticos e outros)

 

 

Seção de Transportes

a) A Seção de Transportes da EACH será responsável por definir que tipo de veículo que atenderá a demanda do requisitante (frota USP ou empresa contratada);

  • No caso de opção por empresa contratada, a Seção de Transportes deve efetuar a requisição de compras no Sistema Mercúrio e justificativa para utilização da ata de Registro de Preços vigente, documentos estes necessários para os trâmites administrativos para a contratação;.

 Alunos não podem ser designados chefes de Delegação.

 

 Fiquem atentos aos andamentos dos chamados no sistema para inclusão de documentos e ou informações faltantes.