1) Fiscalização, medição e acompanhamento do serviço juntamente com a Seção de Transportes (fiscalizador do serviço):
a. Atestar o cumprimento das obrigações da contratada em formulário próprio ANEXO 2A .Este formulário deve ser entregue na Seção de Transportes em, no máximo, 24 (vinte e quatro) horas após o retorno da viagem;
b. Emitir e Assinar o termo de medição/recebimento do serviço em formulário próprio ANEXO 3A , em conjunto com a Seção de Transportes (fiscalizador do serviço);
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AUXÍLIO FINANCEIRO AOS ESTUDANTES (AFE)
1) Acompanhamento de auxílio financeiro ao estudante juntamente com a Seção de Apoio ao Docente:
a. A Seção de Apoio aos Docentes deverá notificar cada aluno sobre a alínea j, do anexo b da Portaria EACH 33/2023, leia-se, “os alunos que eventualmente receberam recurso de auxílio financeiro e não participaram da atividade externa são obrigados a devolver integralmente o valor recebido em até 72 (setenta e duas) horas após a emissão do boleto pela Seção de Tesouraria. Os casos de não devolução serão analisados, será apurada a responsabilidade e poderão ensejar em processo administrativo.
b. A solicitação de auxílio financeiro ao estudante, é feita no portal. Os alunos cadastrados na folha de pagamento do Sistema Juno, conterá somente os alunos recebedores dos recursos, e, será anexada ao chamado do portal de atendimento EACH. A solicitação de Auxílio Financeiro ao Estudante é feita pela Seção de Apoio aos Docentes;
c. Entregar os comprovantes de despesas com estadia na Seção de Tesouraria;
d. Monitorar e acompanhar a devolução do auxílio financeiro dos alunos que receberam e realizaram a viagem.
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DIÁRIA PARA DOCENTES E TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS
1) Link contendo as Instruções para solicitações de diárias:
Após o encerramento do exercício financeiro, não serão pagas as diárias provenientes das viagens didáticas.
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ALUNOS
1. Providenciar o cadastro da conta bancária do Banco do Brasil no Sistema Jupiterweb escolhendo a opção “sim” para benefício (não pode ser conta poupança e/ou conta de terceiros).
a. Os alunos receberão o auxílio financeiro na conta corrente cadastrada na véspera da viagem, sendo tal auxílio de acordo com as normas e valores estabelecidos pela PRG/USP. e
b. O auxílio tem a finalidade de custear, exclusivamente, despesas com hospedagem e alimentação (bebidas alcoólicas não são permitidas).
c. Os alunos apontados no Relatório de Ocorrências (anexo 5 da portaria 0xx/2024), preenchido pelo docente responsável pela viagem didática, que eventualmente receberam recurso de auxílio financeiro e não participaram da atividade externa, são obrigados a devolver integralmente o valor recebido, nos termos da alínea J, do anexo 2, da portaria EACH 0xx/2024, em até 72 (setenta e duas) horas após a emissão do boleto pela Seção de Tesouraria. Os casos de não devolução serão analisados, será apurada a responsabilidade e poderão ensejar em processo administrativo
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SEÇÃO DE APOIO AOS DOCENTES
1. Criar a solicitação do Veículo através do Sistema de Atendimento;
a. Categoria: Veículos-Transporte/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: trans-each@usp.br
b. Anexar os documentos enviados pelo professor e o formulário ANEXO 1A – Viagens Didáticas – Formulário Solicitação de reserva de ônibus.
2. Criar a solicitação de Auxilio Financeiro
a. Solicitar a emissão do empenho, informando o valor através do Sistema de Atendimento;
b. Categoria: Financeiro – Viagem Didática/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: financeiro-each@usp.br/contabilidade-each@usp.br
c. Após a emissão do empenho pelo Setor de Contabilidade, incluir a solicitação do auxílio no Sistema Juno conforme o roteiro até o passo “”Enviar para Contabilidade” para que a Seção de Contabilidade providencie o pagamento.
3. Criar a solicitação de Despesas Diversas (quando houver) através do Sistema de Atendimento;
a. Categoria: Financeiro – Viagem Didática/Requerente: seccursos-each@usp.br/Observador: e-mail do professor responsável/Atribuído para: financeiro-each@usp.br/tesouraria-each@usp.br
b. Anexar os documentos enviados pelo professor sobre despesas diversas (ingressos, bilhetes, pagamentos de guias turísticos e outros)
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SEÇÃO DE TRANSPORTES
1. A Seção de Transportes da EACH será responsável por definir que tipo de veículo que atenderá a demanda do requisitante (frota USP ou empresa contratada);
a. No caso de opção por empresa contratada, a Seção de Transportes deve efetuar a requisição de compras no Sistema Mercúrio e justificativa para utilização da ata de Registro de Preços vigente, documentos estes necessários para os trâmites administrativos para a contratação;.
2. Alunos não podem ser designados chefes de Delegação.
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Dados para emissão da nota fiscal | Cupom fiscal.
As notas fiscais devem conter o nome e CNPJ da USP | EACH:
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Universidade de São Paulo
Escola de Artes Ciências e Humanidades
CNPJ 63.025.530/0062-26.
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Existe a opção de apresentação de nota fiscal coletiva com o total gastos com estadia pelo grupo de alunos.
A decisão fica a critério do professor e alunos.
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SEÇÃO DE TESOURARIA
1. Para viagens sem pernoite (ida e volta no mesmo dia), onde o aluno receberá apenas auxílio para despesas relacionadas à alimentação, os alunos participantes da atividade externa estão dispensados da apresentação das notas fiscais comprobatórias das despesas durante a viagem nos termos da portaria EACH 033/2024;
2. Para viagens com pernoite(s), os (as) alunos (as) deverão entregar ao docente responsável a nota fiscal eletrônica, de hospedagem (para efeito de comprovação da viagem), dispensada as relacionadas à alimentação, podendo ser individual ou coletiva.
3. Caso o valor gasto ultrapasse o valor creditado em conta corrente, não haverá reembolso extra.
4. Logo após a viagem, o docente responsável pela viagem didática deverá preencher o Relatório de Ocorrências (anexo 5 da portaria EACH 033/2024), onde poderá declarar que todos que receberam recursos viajaram, ou, declarar quais alunos não participaram da atividade externa, sendo estes obrigados, a devolver integralmente o valor recebido, nos termos da alínea J, do anexo 2, da portaria EACH 033/2024. O docente deverá enviar o relatório preenchido através do USP Assina para o e-mail da tesouraria-each@usp.br.
5. A Seção de Tesouraria irá realizar a emissão do(s) boleto(s) e, enviará para o aluno através do e-mail informado pelo docente para o pagamento em até 72 horas da emissão. Os casos de não devolução serão analisados, será apurada a responsabilidade e poderão ensejar em processo administrativo.
6. A prestação de contas junto a Seção de Tesouraria, deverá ser feita pelo docente responsável pela viagem.
7. Após a conferência de toda a documentação, o processo será encaminhado a contabilidade que realizará a conferência final e o fechamento.
